arrow_back

Waarom een CRM en sales automation een winning combination zijn

CRM Sales automation local_offer

Eén van de grootste vijanden van een sales professional is tijd. Hoe beter ze die kunnen indelen, hoe efficiënter ze werken. En dat is waar zowel een CRM-systeem als sales automation een antwoord bieden.

CRM vs sales automation

Zo goed als elk bedrijf beschikt wel over enige vorm van CRM waar het de data van klanten, bedrijven en deals centraliseert. Het is vanuit die database dat jij als sales werkt en steeds up-to-date bent.

In se is een CRM-systeem een technologie die je toestaat al je relaties met en interacties van bestaande en potentiële klanten te managen.

Maar dat is vaak gemakkelijker gezegd dan gedaan. Als sales heb je het liefst van al:

  • een systeem dat je inlicht over hoe concreet de interesse van een lead is;
  • zo weinig mogelijk manueel werk;
  • een snel en gemakkelijk overzicht van je lopende taken en deals.

Dat is waar sales automation van pas komt. Een CRM is een systeem dat data verzamelt en ordent. Sales automation is een extensie die ervoor zorgt dat je die data ook effectief in je voordeel gebruikt. Welke voordelen exact? Tijdswinst, betere opvolging en meer geslaagde deals.

Hoe vullen CRM-systeem en sales automation elkaar aan?

In een ideale wereld werk je binnen een bepaalde marketing- en sales funnel of customer journey. In het begin van die funnel is het meestal marketing dat zich bezighoudt met nieuwe leads. Op dat moment trekt het salesteam zich nog niet al te veel aan van heel het gebeuren. Zij wachten tot de lead sales qualified is. 

Dit artikel spreekt dan ook puur over de levensfase van leads waarin ze al sales qualified zijn. Benieuwd hoe een CRM en automation elkaar aanvullen in die eerste levensfase? Lees dan zeker de blog over CRM-systemen en marketing automation!

Verdeel leads automatisch over je sales team

Leads manueel verdelen onder je sales team. Het is soms een noodzakelijk kwaad. Dat stopt wanneer je start met sales automation. Want daarmee verdeel je je nieuwe leads automatisch over je verschillende collega’s.

Meestal gebeurt dat op een van twee manieren.

De eerste manier is dat je je leads gelijk verdeelt over het hele salesteam. Dan is er geen enkele vorm van onderscheid, en dat is niet altijd ideaal. Bijvoorbeeld wanneer je salesteam per sector of per geografische locatie werkt. Een lead uit Antwerpen moet niet toebedeeld worden aan een sales die verantwoordelijk is voor Limburg.

Gelukkig is er nog een andere manier waarop je je leads kunt verdelen. En dat is door je sales op te delen in groepen. Zo kun je bijvoorbeeld een groep per provincie of per sector maken. Vervolgens is het gewoon een kwestie van te weten te komen uit welke provincie een lead komt of in welke sector deze werkzaam is en vervolgens de lead richting de juiste groep te sturen.

Notificaties bij concrete interesse

Proactiviteit is een goede eigenschap voor een sales professional. Maar wanneer je tientallen, honderden of zelfs duizenden leads en klanten beheert, dan is dat niet altijd vanzelfsprekend. En toch zou je het graag weten als een lead of klant concrete interesse toont in je producten of diensten.

Je kunt ervoor zorgen dat je, vanaf iemand een specifieke actie onderneemt, een melding krijgt van wie de actie wanneer ondernam. Denk dan bijvoorbeeld aan:

  • iemand die een specifieke websitepagina bezoekt;
  • een klant die een formulier op de website invult;
  • een lead die een leadscore bereikt die aangeeft dat de interesse concreet genoeg is;
  • een verkoop is 3 jaar geleden en je wilt horen of er een nieuwe behoefte is.

Automatisch meetings inboeken

Veel sales automation platformen beschikken over de optie om je agenda te linken. Dat zorgt ervoor dat je niet over en weer moet sturen met mogelijke dagen en tijdstippen. Je kunt gewoon een link naar je agenda bezorgen, waarna de lead in kwestie simpelweg zelf een moment kiest om je te spreken.

De meetings die via het sales automation platform geboekt worden, verschijnen gewoon in je agenda. Time slots die geboekt worden, zijn ook meteen onbeschikbaar voor anderen.

Het beste van al is dat jij heer en meester bent over het aantal afspraken dat ingepland kan worden, op welke tijdstippen dat mogelijk is en hoe lang die meetings mogen duren.

Je mailbox in je CRM-systeem

Een pijnpunt dat we vaak tegenkomen is het feit dat de inbox en het CRM-systeem niet geïntegreerd zijn. Het gevolg is dat je vaak met twee schermen werkt om de twee platformen naast elkaar te openen.

Maar dat is verleden tijd als je een CRM aanvult met sales automation. In verschillende platformen is het een mogelijkheid om je inbox te linken aan je CRM-systeem. 

Op die manier zorg je er onder andere voor dat:

  • je een snel en gemakkelijk overzicht hebt van je mailhistoriek met elke lead
  • je e-mails verstuurt vanuit je CRM-systeem. Maar daarover zo dadelijk meer.

Snel en gemakkelijk gepersonaliseerde e-mails versturen

E-mails lezen en versturen is een dagelijkse bezigheid voor jou. Het is nodig, het is belangrijk, maar het is ook een intensief proces. Je hebt waarschijnlijk wel een standaardtekst die je verstuurt, en waarbij je misschien zelfs bepaalde stukjes tekst vervangt om het te personaliseren. 

Dat stopt eens je aan de slag gaat met sales automation. Verschillende automation platformen bieden je de mogelijkheid om naar individuele leads een standaard e-mail te versturen die meteen ingevuld wordt met de persoonlijke data van die lead. Het klassieke voorbeeld is dat je de lead automatisch aanspreekt met zijn voornaam. 

Automatische taken

Je hebt als sales professional vaak veel aan je hoofd. Dat zorgt ervoor dat je hier en daar wel eens iets durft vergeten. Gelukkig helpt een sales automation platform je daarbij.

Je beschikt namelijk over de mogelijkheid om automatisch taken aan te maken als er iets gebeurt. Bijvoorbeeld:

  • Wanneer een lead een formulier heeft ingevuld en jij bent de lead owner, dan creëert het platform een taak dat je die lead binnen de 48 uur moet opbellen. 
  • Wanneer iemand een meeting met je inplant, dan wil je de meeting binnen de week opgevolgd hebben. 

Het is eigenlijk een systeem van actie-reactie. Als dit gebeurt, dan wil ik dat deze taak wordt aangemaakt. 

In tools zoals SharpSpring bijvoorbeeld krijg je zelfs een overzicht van je taken te zien zodat je zeker niets uit het oog verliest. Opvolging gegarandeerd dus!

Klaar voor sales automation?

Werken met de combinatie sales automation X CRM zorgt niet alleen voor heel wat tijdsbesparing. Het zorgt er ook voor dat je alles consistent kan blijven opvolgen. En dat zorgt op zijn beurt weer voor een betere klantbeleving en mooiere cijfers.

Benieuwd naar wat sales automation allemaal voor je kan betekenen? Lees hier meer of vraag meteen een demo aan!